Biên bản bàn giao công việc năm 2025 (mới nhất)

Trang trước Trang sau

Biên bản bàn giao công việc là bước quan trọng để đảm bảo quá trình chuyển giao vị trí được minh bạch, suôn sẻ và không ảnh hưởng đến vận hành chung. Dù là nghỉ việc, điều chuyển, hay nghỉ thai sản, một biên bản bàn giao chuẩn form sẽ giúp nhà quản lý dễ dàng kiểm soát công việc, tài sản và tiến độ. Trong bài viết này, Vietjack sẽ cung cấp mẫu biên bản bàn giao công việc chuẩn và những thông tin quan trọng liên quan đến biên bản bàn giao công việc chuẩn. Hãy cùng theo dõi nhé!

Biên bản bàn giao công việc năm 2025 (mới nhất)

Quảng cáo

Tải xuống

1. Biên bản bàn giao là gì?

Biên bản bàn giao là một văn bản hành chính quan trọng được lập ra để xác nhận việc chuyển giao quyền, trách nhiệm hoặc tài sản giữa các bên. Nó thường được sử dụng trong doanh nghiệp khi nhân viên bàn giao công việc, chuyển giao dự án, bàn giao tài sản, thiết bị, hay hồ sơ. Biên bản này giúp minh bạch trách nhiệm, tránh tranh chấp, đồng thời làm cơ sở pháp lý để theo dõi và quản lý công việc, tài sản một cách chính xác. Nội dung biên bản bàn giao thường bao gồm danh sách các hạng mục bàn giao, người bàn giao, người nhận, thời gian, và các lưu ý quan trọng.

Mẫu biên bản bàn giao công việc đơn giản, dễ làm nhất (Ảnh minh họa)

Các nội dung bàn giao công việc cơ bản bao gồm những ý chính sau:

• Thông tin cá nhân: Bao gồm tên, chức vụ, phòng ban, địa chỉ liên lạc của người bàn giao.

• Thông tin công việc cần chuyển giao: Bao gồm mô tả chi tiết các nhiệm vụ, trách nhiệm, tiến độ công việc đang thực hiện, trạng thái của các dự án đang tham gia, cũng như những công việc đang chờ hoàn thành.

Quảng cáo

• Danh sách tài liệu, dữ liệu, tài sản cần chuyển giao: Bao gồm các tài liệu quan trọng, bản vẽ, mẫu, tài khoản, mật khẩu, hợp đồng,… cần được bàn giao cho người tiếp nhận công việc.

• Các quy trình và chính sách liên quan đến công việc: Bao gồm các quy định, hướng dẫn, quy trình làm việc của công ty, quy định về bảo mật, chính sách giải quyết tranh chấp,…

• Thời gian và địa điểm bàn giao công việc: Bao gồm thời gian và địa điểm bàn giao công việc, cũng như thời hạn cần hoàn thành công việc.

• Chữ ký và xác nhận của người bàn giao và người nhận công việc: Bao gồm chữ ký và tên của người bàn giao và người nhận công việc, thể hiện sự đồng ý và cam kết với các nội dung đã ghi trong biên bản.

2. Mẫu biên bản bàn giao công việc mới nhất năm 2025

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

BIÊN BẢN BÀN GIAO CÔNG VIỆC

Hôm nay, ngày ….tháng….năm….., tại Công ty …………. Chúng tôi gồm:

Bên bàn giao:

Ông/bà: ………………………………………………………………………………….………….

Chức danh: …………………………. Phòng/ Bộ phận: ………………………………..

Bên nhận bàn giao:

Ông/bà: ………………………………………………………………………………….………….

Chức danh: …………………………. Phòng/ Bộ phận: ………………………………..

Cùng tiến hành bàn giao công việc với nội dung như sau:

BÀN GIAO CÔNG VIỆC
STT	Nội dung công việc	Người nhận
1
2
3

BÀN GIAO TÀI LIỆU HỒ SƠ

STT	Mã hồ sơ, tài liệu	Tên hồ sơ, tài liệu	Số lượng	Tình trạng	Vị trí đề hồ sơ, tài liệu
1
2
3

Người bàn giao cam đoan rằng toàn bộ nội dung công việc đang thực hiện đã được bàn giao đầy đủ. Biên bản được lập thành …… bản, mỗi bên giữ một bản.

Người bàn giao

Người nhận bàn giao

Các bạn có thể tải mẫu biên bản bàn giao công việc Tại đây

Quảng cáo

3. Tầm quan trọng của biên bản bàn giao công việc

Biên bản bàn giao công việc là một tài liệu ghi lại quá trình chuyển giao các nhiệm vụ, trách nhiệm và thông tin liên quan từ một người hoặc một nhóm người cho một người hoặc một nhóm người khác. Thông thường, biên bản này được sử dụng khi có sự thay đổi vị trí, thay đổi phòng ban hoặc khi một người nghỉ việc và cần chuyển giao công việc cho người phụ trách mới.

Biên bản bàn giao công việc đóng vai trò rất quan trọng trong việc đảm bảo tính chính xác, minh bạch và hạn chế xảy ra tranh chấp trong quá trình chuyển giao công việc giữa các nhân viên hoặc giữa các phòng ban trong một tổ chức. Cụ thể:

• Giấy bàn giao cung cấp thông tin chi tiết về các công việc, nhiệm vụ, tài sản, dữ liệu và quy trình liên quan đến công việc, giúp người tiếp nhận hiểu rõ các trách nhiệm và yêu cầu công việc của mình.

• Biên bản cũng giúp nhà quản lý kiểm soát chặt chẽ quá trình chuyển giao công việc của nhân sự. Với biên bản này, quản lý có thể kiểm tra và đánh giá các hoạt động của người chuyển giao công việc, đảm bảo quá trình chuyển giao được thực hiện đúng quy trình bàn giao công việc và không gây thiệt hại cho công ty.

• Biên bản bàn giao cũng là một tài liệu quan trọng trong trường hợp xảy ra tranh chấp giữa các nhân viên hoặc giữa các phòng ban trong một tổ chức. Biên bản này cung cấp bằng chứng cho các bên liên quan về quá trình chuyển giao công việc và có thể được sử dụng như một bằng chứng trong trường hợp cần thiết.

Quảng cáo

4. Những trường hợp cần sử dụng biên bản bàn giao công việc

Tùy vào từng trường hợp cụ thể, nội dung bàn giao công việc có thể có một số điểm khác biệt, nhưng các ý chính vẫn được giữ nguyên.

• Nhân viên chuyển công tác hoặc được điều động sang đơn vị mới

Biên bản này bao gồm mô tả chi tiết nhiệm vụ, trách nhiệm, tiến độ công việc đang thực hiện, các dự án đã tham gia và trạng thái, cũng như những công việc đang chờ hoàn thành. Biên bản này cũng có thể bao gồm danh sách tài liệu, dữ liệu, tài sản cần chuyển giao, các quy trình và chính sách của công ty liên quan đến công việc, thời gian và địa điểm bàn giao công việc, và chữ ký và xác nhận của người nghỉ việc và người tiếp nhận.

• Nhân viên thôi việc

Biên bản này cũng tương tự giấy bàn giao công việc khi chuyển công tác nhưng bao gồm thêm các nội dung như lý do nghỉ việc, thời gian nghỉ việc, thông tin về các khoản lương, phúc lợi và các quyền lợi khác của nhân viên. Biên bản này cũng thường bao gồm các thông tin về sự đồng ý và cam kết về việc chuyển giao công việc giữa người nghỉ việc và người tiếp nhận. Biên bản này có tính pháp lý cao và thường được sử dụng trong trường hợp có tranh chấp giữa người nghỉ việc và công ty về trong quá trình bàn giao công việc.

• Nhân viên xin nghỉ thai sản, nghỉ điều trị bệnh dài hạn

Trong trường hợp người lao động nghỉ thai sản, biên bản bàn giao công việc sẽ chứa thông tin về các công việc mà người lao động đang thực hiện tại thời điểm nghỉ việc, bao gồm cả các công việc đang được ủy quyền và các công việc đang chờ giải quyết. Biên bản cũng sẽ ghi rõ ngày bắt đầu và kết thúc thời gian nghỉ việc của người lao động, cũng như thông tin liên lạc của người tiếp nhận công việc.

Trong trường hợp người lao động nghỉ điều trị bệnh, biên bản bàn giao cũng sẽ ghi rõ thông tin về các công việc mà người lao động đang thực hiện tại thời điểm nghỉ việc. Ngoài ra, biên bản cũng cần ghi rõ ngày bắt đầu và kết thúc thời gian nghỉ việc của người lao động, cùng với thông tin về lý do nghỉ việc và người tiếp nhận công việc. Nếu người lao động đang thực hiện các dự án hoặc các công việc đòi hỏi sự liên tục, giấy bàn giao công việc cần ghi rõ các hướng dẫn và quy trình để đảm bảo tiếp tục hoàn thành công việc một cách suôn sẻ.

5. Các bước bàn giao công việc hiệu quả

Để quá trình chuyển giao công việc không chỉ dừng lại ở mặt thủ tục, mà thực sự mang lại hiệu quả và tính kế thừa, nhà quản lý nên hướng dẫn nhân sự thực hiện bàn giao theo quy trình 5 bước dưới đây:

Bước 1: Lập danh sách các công việc đang thực hiện

Liệt kê toàn bộ công việc theo từng dự án, đầu mục, trạng thái (đã hoàn thành, đang xử lý, chờ phê duyệt), kèm theo deadline, người liên quan và mức độ ưu tiên.

Bước 2: Tổng hợp tài liệu, tài sản và thông tin liên quan

Bao gồm:

• Tài liệu nội bộ, hợp đồng, form mẫu, email trao đổi.

• Tài khoản phần mềm, mật khẩu truy cập.

• Tài sản được cấp phát như thiết bị, văn phòng phẩm.

Bước 3: Hướng dẫn người tiếp nhận công việc

Nếu người tiếp nhận chưa quen công việc, người bàn giao nên có buổi trao đổi trực tiếp, giải thích logic công việc, những điểm cần lưu ý hoặc các tình huống phát sinh thường gặp.

Bước 4: Lập biên bản bàn giao chính thức

Sử dụng mẫu biên bản phù hợp, điền đầy đủ thông tin đã thống kê ở các bước trước. Biên bản cần có chữ ký của người bàn giao, người tiếp nhận và quản lý trực tiếp để xác nhận tính hợp lệ.

Bước 5: Lưu trữ và cập nhật hồ sơ

Biên bản cần được lưu vào hồ sơ nhân sự của cả hai bên. Nếu doanh nghiệp sử dụng phần mềm HRM như 1Office, quá trình lưu trữ này có thể được tự động hóa theo kỳ, giảm rủi ro thất lạc tài liệu.

6. Những lưu ý quan trọng khi lập biên bản bàn giao công việc

Dù là nghỉ việc, nghỉ thai sản hay chuyển công tác, việc lập biên bản bàn giao công việc luôn đòi hỏi sự rõ ràng và minh bạch. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp hoặc nhân sự mắc sai sót trong quá trình này khiến công việc bị đứt gãy, khó kiểm soát. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng mà người làm nhân sự và quản lý cần nắm rõ khi lập biên bản bàn giao:

• Không bỏ sót thông tin quan trọng: Nhiều biên bản chỉ liệt kê công việc chung chung, không mô tả chi tiết trạng thái, tiến độ hay mức độ ưu tiên của từng đầu mục công việc. Điều này khiến người tiếp nhận dễ bị “rơi việc”.

• Tài sản, hồ sơ, quyền truy cập phải liệt kê cụ thể: Bao gồm cả file mềm, tài liệu giấy, tài khoản phần mềm (email, CRM, phần mềm công ty…), các thiết bị được cấp phát (laptop, điện thoại…). Tránh chỉ viết chung chung “bàn giao đầy đủ”.

• Bổ sung phần hướng dẫn xử lý công việc dang dở: Ví dụ: các dự án đang trong giai đoạn review, đơn hàng đang xử lý, hoặc email khách hàng cần phản hồi… Hướng dẫn ngắn sẽ giúp người mới nắm bắt nhanh hơn.

• Chữ ký xác nhận của cả hai bên và quản lý trực tiếp: Đây là căn cứ pháp lý bảo vệ cả người bàn giao lẫn người nhận khi có tranh chấp hoặc trách nhiệm xảy ra sau này.

• Lưu hồ sơ đúng quy trình: Biên bản cần được lưu lại trong hồ sơ nhân sự – bản cứng và/hoặc bản mềm có chữ ký điện tử để truy xuất khi cần.

Mong rằng với mẫu biên bản bàn giao công việc chuẩn, chi tiết năm 2025 mà Vietjack cung cấp, các cá nhân và tổ chức sẽ có thêm tài liệu tham khảo hữu ích để áp dụng trong thực tế. Việc lập biên bản bàn giao rõ ràng, đầy đủ không chỉ giúp đảm bảo tính minh bạch, trách nhiệm giữa các bên mà còn góp phần nâng cao hiệu quả công việc, tránh những tranh chấp hoặc sai sót phát sinh.

Lưu trữ: Biên bản bàn giao công việc mới nhất (cũ)

Hiển thị nội dung

Tải xuống

Xem thêm các mẫu văn bản, đơn xin, ... hay khác:

Đã có app VietJack trên điện thoại, giải bài tập SGK, SBT Soạn văn, Văn mẫu, Thi online, Bài giảng....miễn phí. Tải ngay ứng dụng trên Android và iOS.

Theo dõi chúng tôi miễn phí trên mạng xã hội facebook và youtube:

Follow https://www.facebook.com/hoc.cung.vietjack/ để tiếp tục theo dõi các loạt bài mới nhất về ngữ pháp tiếng Anh, luyện thi TOEIC, Java,C,C++,Javascript,HTML,Python,Database,Mobile.... mới nhất của chúng tôi.

Trang trước Trang sau